Il check-in in regola per i property manager di Firenze.
A Firenze il check-in non si fa più con un codice e una cassetta di sicurezza. Ogni ospite deve essere visto e identificato prima di entrare, le keybox sono vietate e chi lavora per il property manager deve essere in regola. NEO Visu risolve tutto questo con un'idea semplice: una persona vera, assunta, che accoglie ogni ospite.
Il nome viene dal latino de visu, «di persona, con i propri occhi». È la formula che la legge e i giudici usano per descrivere il riconoscimento degli ospiti. Per noi è anche una promessa: niente scorciatoie, niente intelligenza artificiale, niente riconoscimento facciale. Solo un addetto preparato che guarda l'ospite, guarda il documento, verifica che coincidano e comunica subito i dati alla Questura, contestualmente all'arrivo. La legge concede 24 ore: noi non le usiamo.
Il quadro normativo si è chiuso in poco tempo: per chi gestisce appartamenti a Firenze oggi non ci sono più margini di interpretazione.
Il Regolamento comunale prevede la decadenza dell'autorizzazione quando viene accertato, con provvedimento definitivo, l'uso di lavoro irregolare in qualunque funzione collegata all'attività, accoglienza compresa. Nel centro storico un'autorizzazione persa non si recupera: affidare il check-in a collaboratori senza contratto oggi può costare l'immobile.
Il property manager sceglie la modalità per ogni appartamento o per singola prenotazione. In tutte e tre l'ospite incontra un nostro addetto prima di ricevere le chiavi.
L'ospite passa dal più vicino dei nostri tre punti in città, viene identificato, ritira le chiavi e riceve consigli sulla città. Con deposito bagagli.
Appartamenti in centro e arrivi in orario standard.
Un addetto incontra gli ospiti davanti all'alloggio, li identifica e li accompagna dentro, spiegando casa e condominio.
Famiglie, ospiti con molti bagagli, clienti premium.
Presidio serale e notturno su prenotazione, con un addetto in turno pronto a gestire anche i ritardi.
Voli serali, treni in ritardo, arrivi imprevisti.
Abbiamo distribuito i punti NEO Visu per coprire le zone con più appartamenti turistici: l'ospite non attraversa mai il centro con le valigie per fare il check-in di persona.
Il punto centrale, a pochi passi dalla stazione di Santa Maria Novella: chi arriva in treno o dall'aeroporto fa il check-in appena sceso.
Di là d'Arno, per gli appartamenti tra Santo Spirito, San Frediano e Palazzo Pitti.
Il punto per il quartiere di Santa Croce e Sant'Ambrogio, una delle zone più richieste dagli ospiti.
Il property manager ci invia appartamento e CIN, numero di ospiti e orario previsto.
24-48 ore prima confermiamo orario e modalità e spieghiamo l'obbligo di documento originale.
Ogni arrivo ha un nome, un orario e un appartamento registrati nel turno.
Documento originale di ogni ospite, volto e numero di persone verificati. Senza documento valido, niente chiavi.
Silenzio, raccolta differenziata, parti comuni del condominio, contatti di emergenza.
Riscossa per conto del property manager, con le dichiarazioni di esenzione firmate.
L'addetto invia la comunicazione su Alloggiati Web contestualmente all'arrivo, sul posto, mentre l'ospite è ancora con lui: nessun dato in sospeso, nessun rischio di dimenticanze.
Scheda del check-in e ricevuta della Questura archiviate e a disposizione del cliente.
Ogni ospite visto di persona, ogni dato in Questura prima che l'addetto se ne vada.
Firmiamo un contratto di servizio con mandato di incaricato all'accoglienza e nomina a responsabile del trattamento dei dati. Censiamo gli appartamenti con CIN, autorizzazione e regole della casa, definiamo la delega per Alloggiati Web e il flusso delle prenotazioni. Il primo mese è di prova, con report settimanale.
Ogni impegno di NEO Visu risponde a una richiesta precisa del protocollo firmato il 20 ottobre 2026 tra Comune di Firenze, AIGAB e sindacati. Il property manager può dimostrare, documenti alla mano, di aver scelto un fornitore in regola.
Addetti assunti a tempo pieno o parziale, con CCNL di riferimento e integrativo territoriale.
Rilevazione con app consultabile da lavoratori e committente, nel rispetto dello Statuto dei lavoratori.
Ogni prestazione è collegata all'appartamento in cui si svolge, come chiede il protocollo.
Mai senza autorizzazione scritta e motivata del cliente.
DURC, prospetti paga e attestazioni di versamento su richiesta.
Procedure di identificazione, sicurezza e accoglienza, anche in lingua straniera.
NEO Visu non usa intelligenza artificiale, selfie, videochiamate di verifica o confronti biometrici. Il riconoscimento di persona è la forma che il Consiglio di Stato considera pienamente conforme. Non trattare dati biometrici semplifica anche la privacy: raccogliamo solo i dati del documento necessari per la Questura e l'imposta di soggiorno, come responsabile del trattamento nominato dal cliente.
Il nostro sistema tecnologico avvisa l'host in tempo reale per ogni arrivo. Nel momento in cui il check-in viene completato, sul tuo telefono arriva una notifica: sai subito chi è entrato, in quale appartamento e a che ora, senza dover chiamare nessuno.
Check-in completato: appartamento, numero di ospiti identificati, orario e nome dell'addetto.
Questura comunicata: conferma che i dati sono stati inviati su Alloggiati Web, contestualmente all'arrivo.
Arrivi in programma: promemoria degli ospiti attesi e dell'addetto assegnato.
Anomalie: avviso immediato se un ospite è senza documento, se arrivano più persone del previsto o se un volo è in ritardo.
La tecnologia informa, non identifica. Il sistema serve a tenerti aggiornato: il riconoscimento dell'ospite resta sempre fatto di persona da un addetto, senza intelligenza artificiale né biometria.
Notifica in tempo reale, poi scheda con data, ora, nome dell'addetto, numero di ospiti identificati e ricevuta di Alloggiati Web.
Riepilogo per appartamento: imposta di soggiorno riscossa, esenzioni, ospiti respinti e anomalie.
Elenco addetti per CIN, contratto applicato, DURC e rilevazioni orarie, pronto per un controllo.
Reperibile durante le fasce di arrivo, per ogni comunicazione urgente.
Servizi aggiuntivi: check-out con ritiro chiavi e controllo dell'appartamento, identificazione di ospiti arrivati in un secondo momento, deposito bagagli, coordinamento con le pulizie del gruppo NEO per un turnover senza attese.
NEO Visu è un servizio di NEO Corporation, gruppo che sviluppa aziende innovative con un'unica proprietà. Gestiamo già circa 60 appartamenti e impieghiamo circa 300 persone nei servizi di pulizia: sappiamo organizzare turni, presidi e personale in regola su larga scala.
Ti mostriamo come funziona NEO Visu sui tuoi appartamenti e costruiamo insieme il servizio più adatto.
Le informazioni normative si riferiscono al quadro in vigore a novembre 2026 e hanno finalità informative.